I.- HÀNH CHÁNH ĐỘI

Đội hoàn chỉnh gồm các những sổ sách sau:

1. Sổ Đội (sổ nhân danh)

Ghi chi tiết cá nhân, hình ảnh, do Thư Ký Đội giữ và cập nhật từng quý.

- Mỗi đội viên một trang

- Chi tiết cá nhân:

. Tên (thánh, họ gọi) .......................................................

. Sinh ngày......tháng ...... năm ......................................

   Tại....................................................................................     

. Cha (tên Thánh, họ, gọi)   ...........................................                                Nghề nghiệp         

. Mẹ (tên Thánh, ho, gọi) ...............................................  

  Nghề nghiệp...................................................................

. Đang học lớp .............Trường .....................................

. Địa Chỉ: Số....Đường...................P.................Q...........                  . Số điện thoại        

. Thuộc Giáo họ: ..............................................................

. Cấp .......................Ngành .............................................                         

. Sở trường ......................................................................

. Môn học trổi vượt ..........................................................

. Phần ghi thêm (nếu có)................................................

2. Sổ Điểm Danh Đội.

- Ghi họ tên là đủ. Kẻ ô. Ghi ngày tháng điểm danh. (có mẫu). Do Thư Ký Đội giữ

- Mỗi trang xử dụng cho 1 tháng (theo mẫu)

3. Sổ Quỹ đội. Do Thủ Quỹ Đội giữ: ghi quỹ có sẵn, nhập, xuất, còn. Cập nhật hàng tháng. (mẫu)

4. Sổ Tài Sản đội (dụng cụ, sách vở, tài liệu): do Thủ Quỹ hoặc giao cho một en chuyên trách. Ghi có sẵn, thêm bớt, mất… (mẫu)

5. Sổ Hoa Thiêng: do Thủ Quỹ thực hiện và giữ để tổng kết theo đợt dài, ngắn tùy chương trình

6. Sổ Sinh Hoạt Đội (Biên Bản). Ghi chép biên bản các buổi họp và các chương trình sinh hoạt của đội, do Thư ký thực hiện và giữ (mẫu), áp dụng cho ngành Hiệp sĩ.

7. Sổ lịch sử đội (sổ Phả Đội): Ghi lại lịch sử đội, hình ảnh minh họa hoặc kỷ niệm, do Thư Ký thực hiện và giữ (mẫu)

Mỗi Sổ trên đây chỉ cần một cuốn bằng nửa cuốn vở 100 trang là đủ. Nên có bìa cứng để giữ được lâu

II.- HÀNH CHÁNH CHI ĐOÀN

Chi Đoàn hoàn chỉnh có những sổ sách sau: (Có mẫu riêng)

1. Sổ nhân Danh Chi Đoàn (ghi theo đội): Ghi đầy đủ chi tiết cá nhân, hình ảnh theo từng đội. Thư ký lập, giữ và cập nhật theo quý hoặc theo năm.

2. Sổ Điểm Danh Chi Đoàn (ghi theo Đội): Ghi họ tên là đủ. Thư Ký Lập, giữ và điểm danh mỗi buổi họp.

3. Sổ Quỹ Chi Đoàn: Ghi tình hình quỹ có sẵn, xuất, nhập, lý do, còn. Thủ Quỹ lập, giữ và cập nhật hàng tháng.

4. Sổ Tài Sản Chi Đoàn (dụng cụ, sách vở, tài liêu): Thủ quỹ hoặc một trưởng đặc trách giữ, và cập nhật hàng quý

5. Sổ Hoa Thiêng: Thủ quỹ hoặc thư ký giữ. Cộng hàng tháng

6. Sổ Sinh Hoạt Chi Đoàn (Biên Bản): Ghi lại diễn tiến và kết luận các buổi họp. Thư Ký giữ, ghi chép biên bản mỗi buổi họp

7. Sổ Lịch sử chi đoàn (sổ Phả Chi Đoàn): Ghi lại lịch sử chi đoàn, hình ảnh minh họa hoặc kỷ niệm, thư ký giữ. Cập nhật thường xuyên. Nếu hình ảnh nhiều, nên có một album lưu giữ hình ảnh.

Mỗi sổ là một cuốn tương đương cuốn tập 100 trang. Nên có bìa cứng để giữ được lâu.